LUONNOS

Sprintti tarvitsee lupia

Tiedot ja linkit on päivitetty viimeksi 18.1.2022.

Hyvän sprinttisuunnistustapahtuman - kilpailun tai kuntosuunnistuksen järjestäminen vaatii lupia aivan kuten metsäsuunnistuksessa.

Lupien hankinta ei nykyisenä digiaikana ole enää kovin hankalaa - sähköpostilla tavoittaa lähes kaikki lupien myöntäjät. Sen sijaan sähköpostiosoitteiden haku voi olla hyvinkin tuskallista ja ennenkaikkea aikaa vievää.

Seuraavassa on oikopolkuja, joilla lupien myöntäjien yhteystiedot löytyvät. Muitakin keinoja toki on, mutta ainakin näillä olen itse pärjännyt oikein hyvin.

Teksti on kirjoitettu ajatuksella, että tapahtuma on Helsingin kaupungin alueella. Muualla maassa tilanne on käytännössä hyvin samantapainen. Eroista olen tekstissä erikseen huomauttanut.

1. Kaupungin kadut, torit ja puistot

Sprinttisuunnistustapahtuman järjestämisestä on tehtävä tapahtumailmoitus. Helsingin kaupungille ilmoitus tehdään osoitteessa:

https://www.hel.fi/helsinki/fi/kaupunki-ja-hallinto/hallinto/palvelut/asiointipalvelu?id=457

Sivulla on kuvattu, miten ilmoitusprosessi etenee. Aina kerrottavat tiedot ovat tapahtuman nimi ja järjestäjä, päivämäärä ja kellonaika sekä tapahtumapaikka. Muut tiedot ovat riippuvaisiat tapahtuman laajuudesta. Kuntosprinteissä muita tietoja ei yleensä tarvita.

Kaupungille tehtävän ilmoituksen ohella on lisäksi tehtävä ilmoitus tapahtumasta poliisille. Tästä lisää tietoa myöhemmin

Varsinainen ilmoituslomake avautuu täältä

Tapahtumailmoitusta tehtäessä on tunnistauduttava joko henkilökohtaisesti tai seuran nimissä. Molemmissa käytetään pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia. Itse tunnistautuminen tapahtuu sivustolla suomi.fi.

Eri kaupungeissa tapahtumailmoituksen tekotapa vaihtelee. Tampereen käytäntö selviää täältä ja Turun vastaavasti täältä. Espoon ohjeet ovat täällä ja Vantaan täällä

2. Taloyhtiöiden piha-alueet

Sprintti, joka juostaan vain kaupunkien yleisillä alueilla kuten kaduilla, toreilla ja puistoissa, on luonteeltaan lähinnä korttelisuunnistusta. Taloyhtiöiden ja muiden kiinteistöjen pihat tarjoavat nimenomaan sprinttisuunnistukselle ominaisia pikkupiirteisiä alueita.

Lupapyyntö taloyhtiöiden pihojen käytöstä lähetetään isännöitsijälle. Isännöitsijä tekee asiasta päätöksen tai vie asian päätettäväksi taloyhtiön hallitukseen varsinkin, jos taloyhtiön pihaa ei ole aikaisemmin käytetty sprinttisuunnistukseen tai jos asia ei ole isännöitsijälle entuudestaan tuttu. Joskus myös taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saattaa olla luvan myöntämisessä hyvinkin aktiivinen - useimmiten myönteiseen suuntaan

Yhteydenpito isännöitsijän kanssa sujuu helposti sähköpostilla. Isännöitsijöiden sähköpostiosoitteiden selville saaminen vaatii hieman vaivaa, joskin käytännössä se käy varsin nopeasti.

Ensin on haettava taloyhtiön nimi. Sen saa selville Helsingin karttapalvelusta. Tämän jälkeen on on selvitettävä taloyhtiön isännöitsijä, joka on lähes aina isännöintitoimisto. Isännöintitoimiston nimi löytyy yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Lopuksi on tiedusteltava isännöintitoimistolta isännöitsijää ja pyydettävä hänen sähköpostiosoitteensa.

2.1 Taloyhtiön nimi

Taloyhtiöiden nimet löytyvät Helsingin karttapalvelusta osoitteesta https://kartta.hel.fi/.

Siirry kartalla sprinttitapahtuman alueelle, suurenna karttaa siten, että rakennukset ovat hyvin näkyvissä ja lopuksi avaa AINEISTOT

Siirry aineistovalikossa alaspäin ja valitse ensin Kiinteistöt, määräalat ja rakennuksetja rastita sieltä kolme kohtaa: 1) Kiinteistöt ja määräalat alueina, 2) Kiinteistöt ja 3) Maaomaisuuden kehittäminen ja tontit....

Kartalla näkyvät tontit on kuvattu eri väreillä riippuen tontin omistajasta. Taloyhtiöiden omat tontit ovat vaaleanpunaisia ja vuokratontit oransseja. Liike- tai toimistorakennusten vuokratontit ovat kellertäviä ja kaupungin omassa käytössä olevat tontit kuten kuvan keskellä näkyvä koulutontti ovat violetteja.

Näpäyttämällä tonttia avautuu uusi ikkuna, jossa ovat tonttiin liittyvät omistajatiedot

Näpäytä riviä Omistaja/Vuokralaiset. Ikkunassa näkyy tontin omistavan taloyhtiön nimi. Alempana saattaa olla postiosoite, mutta sille ei ole käyttöä.

Jos ikkunassa rivillä Omistaja/Vuokralaiset on teksti Helsingin kaupunki / Maaomaisuuden ..., niin tontti on Helsingin kaupungin vuokratontti.

Vuokratontilla olevan taloyhtiön nimen saat näpäyttämällä tonttia. Jos näkyviin tulee kaksi ruutua, valitse niistä tontin värinen (oranssi) ruutu

Nyt tiedät taloyhtiön nimen riippumatta siitä, onko se omalla tai vuokratontilla. Seuraavaksi selvitetään taloyhtiön isännöitsijä, joka yleensä on jokin isännöitsijätoimisto.

2.2. Taloyhtiön isännöintitoimisto

Taloyhtiö on asunto-osakeyhtiö. Sen tiedot löytyvät Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) osoitteesta www.ytj.fi

Kirjoita hakukentän taloyhtiön nimi, esimerkiksi Säästövanha ja tee haku.

YTJ:n rekisterisivu aukeaa. Sen alalaidassa on linkki asunto-osakeyhtiön tietoihin.

Linkistä aukeaa YTJ:n sivu, jolla ovat asunto-osakeyhtiön yhteystiedot kuten isännöintitoimisto, sen osoite ja puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vieläpä isännöintitoimiston www-sivu.

Voit käyttää myös YTJ:n tarkempaa hakua näpäyttämällä hakukentän alapuolella olevaa linkkiä Tarkempi haku

Tarkempaa hakua kannattaa käyttää, jos taloyhtiön nimi on suhteellisen yleinen: esimerkiksi haku asunto-osakeyhtiön Kannelmäki nimellä tehty haku tuottaa taloyhtiön ohella lukuisia yrityksia, joiden nimessä on Kannelmäki.

YTJ:n tarkemman haun rekisterisivu aukeaa. Kirjoita kenttään Yrityksen nimi Kannelmäki ja valitse hyrrästä Yritysmuoto Asunto-osakeyhtiö.

Linkistä aukeaa YTJ:n sivu, jolla ovat asunto-osakeyhtiön yhteystiedot kuten isännöintitoimisto, sen osoite ja puhelinnumero, sähköpostiosoite ja myös isännöintitoimiston www-sivu.

Nyt on selvillä taloyhtiön nimen lisäksi myös taloyhtiön käyttämä isännöintitoimisto. Enää puuttuu isännöitsijän nimi ja hänen yhteystietonsa.

On myös mahdollista lähettää lupapyyntö suoraan isännöintitoimistoon ja pyytää jakamaan se niille isännöitsijöille, joita asia koskee. Tämä tapa saattaa sopia pieniin isännöintitoimistoihin.

Käytännössä on kuitenkin parempi tapa asioida suoraan taloyhtiön isännöitsijän kanssa henkilökohtaisesti. Se on varmenpaa ja nopeampaa, varsinkin jos luvan saannin ohella nousee myöhemmin esiin muita kysymyksiä kuten porttien avaamisia tai istutusten suojauksia.

2.3 Isännöitsijän yhteystiedot

Taloyhtiön isännöitsijän yhteystiedot saat parhaiten selville kysymällä niitä hänen isännöintitoimistostaan. Useimmilla isännöintitoimistoilla on sivusto, jonka kohdasta Yhteystiedot tai vastaava löytyy isännöintitoimiston sähköpostiosoite. Se on useimmiten muotoa info@toimistonnimi.fi .

Lähettämällä isännöintitoimistoon esimerkiksi seuraavantyyppisen postin saat viimeistään seuraavana päivänä vastauksen.

Hyvä vastaanottaja
Granlund Isännöinti

Asiani koskee Kannelmäessä 23.3.2022 järjestettävää kaupunkisuunnistustapahtumaa ja lupapyyntöä saada suunnistaa taloyhtiön alueella.

Tämän takia tiedustelen ystävällisesti Granlund Isännöinnin hoidossa olevan asunto-osakeyhtiön Säästötupa (osoitteessa Kanneltie 15) isännöitsijän yhteystietoja - sähköposti riittää oikein hyvin.

Ystävällisesti
Kari Sane
HELSINGIN SUUNNISTAJAT ry

Niin, ja muista kiittää vastauksesta. Voit joutua vielä toisenkin kerran kysymään tietoa samasta isännöintitoimistosta jonkun toisen taloyhtiön isännöitsijästä.

Joillakin suurilla isännöitsijätoimistolla on sivustoja, joista voit poimia taloyhtiön isännöitsijän yhteystietoja, esimerkiksi SKH Isännöinnin talokanava https://www.skh.fi/talokanava/community/FindCommunity.aspx

Aiemmin tällaisia sivustoja oli monella isännöintitoimistolla, mutta viime vuosina ne ovat vähentyneet.

Myös taloyhtiöillä saattaa olla omia sivustoja, joista voit löytää sekä isännöitsijän että taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan yhteystiedot, esimerkiksi osoitteessa Vanhaistentie 4 olevan asunto-osakeyhtiö Säästövanhan upea sivusto http://vanhaistentie4.fi/

2.4 Lupapyyntö

Varsinainen lupapyyntö kannattaa lähettää suoraan sähköpostina. Liitteiden käyttöä kannattaa välttää, koska monet välttävät tuntemattomilta saamiaan sähköpostiliitteitä.

Lupapyynnossä kannattaa yksilöidä taloyhtion osoite huolella, jota pyyntö kohdistuu varmasti menee oikeaan osoitteeseen. Sprinttikartasta leikattu palanen on selkeä paitsi isännöitsijälle, niin myös itselle - talojen osoitteet menevät helposti sekaisin.

Muuten lupapyyntö on hyvin vapaamuotoinen. Tärkeitä on tietysti päivämäärä, mihin käytännössä piha-aluetta käytetään ja mikä on rastipukki. Arvioitu osanottajamäärä kannattaa myös mainita - monien käsitys suunnistustapahtumasta tuntuu perustuvan Jukolan viestin -tyyppisiin massatapahtumiin ja siihen, että valtavat suunnistajajonot eivät voi olla jättämättä jälkiä "meidän pihaan".

Joskus olen myös maininnut, että järjestäjät voivat suojata kieltonauhoilla pihasta alueita, joille ei haluta mentävän. Tällaisia pyyntöjä tulee harvoin, yleensä vain muutamista taloyhtiöstä, joissa on hiljakkoin tehty pihakunnostuksia.

Seuraavassa on esimerkki lupapyynnöstä:

Hyvä Isännöitsijä NN
Emännöintitoimisto Aamu
Taloyhtiö Kuparikartano osoitteessa Parivaljakonkuja 6

Helsingin Suunnistaja ry. järjestää kaikille avoimen kaupunkisuunnistuksen Malminkartanon eteläosassa. Olemme järjestäneet suunnistustapahtumia vuodesta 2017 alkaen vuorovuosina Kannelmäessä radan etelä- ja pohjoispuolella sekä Malminkartanossa. Tapahtumissamme on ollut mukana noin parisataa eri-ikäistä suunnistuksen harrastajaa.

LUPAPYYNTÖ

Pyydämme lupaa saada suunnistaa isännöimänne talo-/kiinteistöyhtiön alueella sekä mahdollisesti sijoittaa alueelle yhden tai useamman rastin maaliskuussa 15.3.2023 klo 17.00 - 20.00 (suunnistus pääasiassa klo 17.30–19.30). Usein riittää myös se, että saamme luvan juosta piha-alueiden kautta.

Toivon saavani vastauksen sähköpostilla tai tekstiviestillä, jos se on helpompaa. Puhelinsoittokin käy oikein hyvin.  Ja erityisesti tieto siitä, että asia menee yhtiön hallituksen tai vastaavan käsittelyyn ja ratkeaa vasta myöhemmin, on tervetullut, jotta en silloin turhaan hätyyttele vastausta liian aikaisin. 

Lähtö ja maali ovat Malminkartanon ala-asteen koulun pihalla. Asukkailla on mahdollisuus osallistua, esimerkiksi helppo C-rata on omiaan ensikertalaisille. Rastit ovat irrallisia puupukkeja, joihin on kiinnitetty punavalkea rastilippu sekä leimausyksikkö.

Rastit ovat rakennusten kulmilla, puiden tai pensaiden vieressä, aidan päissä jne. Rastit ovat sijoitetut niin, ettei niistä aiheudu pienintäkään haittaa asukkaille tai ohikulkijoille. Tarvittaessa rajaamme kieltonauhoilla sellaiset piha-alueet, joille suunnistajien ei haluta menevän.

Alueen talo- ja kiinteistöyhtiöt ovat olleet myönteisesti mukana tapahtumissamme - olemme aina saaneet luvat - poisluettuna tietysti yhtiöt, joissa on käynnissä peruskorjaus tai muu rakennustyö.

Ystävällisesti
Kari Sane
Helsingin Suunnistajat ry. 
Sähköposti ... Puhelin ...